点数表を確認している途中で、電話が鳴る。
確認したいことだけメモして、いったん電話に出る。ところが、対応を終えて戻ったときに、点数表のどこまで読んだか分からなくなる。
私にも、そんなことがありました。
何を調べるつもりだったかは分かる。それでも、途中から再開するための手掛かりが足りなかったのです。
「あとで確認しよう」と残すときには、確認事項に加えて、今どこまで進んでいるかも少し残しておく。今回は、その残し方について考えてみます。
確認する内容は残っていた。でも、続きが分からなかった
点数表を見ながら、ある患者さんについて算定できるか考えていたときのことです。
途中で外線が入り、電話応対をすることになりました。
そのときは、対象患者さんのカルテ番号と、確認したいことだけをメモしました。そして、電話応対を優先しました。
ところが、その電話が想定より長引いてしまいました。
対応を終えて点数表に戻ると、どの部分まで確認していたか分からなくなっていたのです。
対象の患者さんも、確認事項もメモに残っていました。何を確認しようとしていたかを忘れたわけではありません。
足りなかったのは、その確認の、どこまで進んでいたかでした。
メモを残していても、それだけでは途中から再開できないことがある。この経験を振り返ると、そう感じます。
「何を確認するか」と「どこから再開するか」は少し違う
確認事項のメモは、これから取り組む仕事を思い出すためのものです。
一方、確認を始めてから中断する場合は、すでに読んだところや、途中まで考えたことがあります。
同じ「あとで確認する」でも、まだ手をつけていない仕事と、確認の途中にある仕事では、残しておきたい情報が少し違うのだと思います。
例えば、「○○について確認する」と書いてあれば、取り組む内容は分かります。
でも、その一行だけでは、資料をまだ開いていないのか、関係する箇所を見つけたのか、条件を一つずつ確かめている途中なのかまでは分かりません。
確認の途中で中断するときには、未来の自分が「ここからだった」と分かる手掛かりも残しておきたいところです。
確認事項に、途中経過を添える。
今回考えたいのは、その小さな違いです。
中断するときは、再開の手掛かりを残しておく
では、どのようなことを残せばよいのでしょうか。
私は、確認事項に加えて、次のような情報があると再開の手掛かりになると考えます。
見ていた箇所
資料名や項目名、ページ、段落など、どこを見ていたかが分かる情報です。
ただページ番号だけを書くよりも、「どの項目の、どの説明を見ていたか」が分かる形を考えます。
紙の点数表なら付箋や目印とメモを組み合わせる方法もあるでしょう。画面で確認しているなら、該当する見出しなどを残す方法も考えられます。
大切なのは、使う道具を増やすことよりも、見ていた箇所に戻れることです。
どこまで確認できたか
資料の途中に目印をつけても、読んだ部分をすべて確認できたとは限りません。
そのため、「ここまでは確認できた」「この部分はまだ確認できていない」という区切りも残したいところです。
まだ答えが出ていないなら、そのことが分かるようにしておきます。
確認途中の考えを、確定した答えのように書かないことも大切だと思います。
次に何を確かめるか
再開したとき、最初に何をするつもりだったかを一言添えます。
「続きを確認する」よりも、「まだ見ていない条件を確認する」「資料のこの説明と、対象の状況を照らし合わせる」など、次の動きが分かる形です。
ここまで書ければ、メモは確認事項の一覧だけでなく、中断した仕事へ戻るための手掛かりにもなりそうです。
きれいな記録より、途中だと分かる一言を
電話が鳴ったときに、毎回すべてを詳しく書き残せるとは限りません。
今回の私のように、対象と確認事項を残すところまでで、別の対応へ移ることもあると思います。
だからこそ、「この項目を全部書かなければ」と記録の負担を増やすより、今のメモに一言添えるところから考えてみてもよいのではないでしょうか。
例えば、次のような書き方が考えられます。
- 見ていた箇所：○○項目の△△の説明
- 確認できたところ：□□まで。結論はまだ出ていない
- 次にすること：未確認の条件を確かめる
必ずこの3行にする必要はありません。
すでに見ていた箇所が分かるようになっているなら、次にすることだけ添える方法もあるでしょう。
自分が再開するとき、何が分からなくなりそうか。そこを補う一言を残す、という考え方です。
記録する場所や患者情報の扱いは、勤務先のルールに従います。
戻ってきたら、メモを手掛かりに確認を続ける
途中経過が残っていても、そのメモだけで算定の答えが決まるわけではありません。
再開したら、見ていた資料と対象の状況へ戻り、未確認のところから確かめていきます。
メモは、確認そのものを省くためのものではなく、どこから確認を続けるかを思い出すためのものです。
途中まで考えたことと、確認できたことが混ざっている場合には、あらためて分けて見直したいところです。
今回の工夫で、すべての中断に困らなくなるとは言えません。急いで別の対応へ移るときには、手掛かりを残せないこともあるでしょう。
それでも、「確認事項は残したのに、どこまで進んだか分からなかった」という経験から、残し方を見直す余地はあると感じています。
「あとで確認する」に、続きの入口を添える
確認作業を中断したとき、何を調べていたかが分かるだけでは、続きを始めにくいことがあります。
今回の私のメモには、対象患者さんと確認事項が残っていました。一方で、点数表のどこまで確認したかは残っていませんでした。
同じ確認作業へ戻るために、見ていた箇所、確認できたところ、次に確かめたいことを少し添える。
「あとで確認する」というメモに、続きの入口も残しておく。
今のメモを見直すときには、そんな視点も持っておきたいと思います。
